Die migratie bleek véél meer voeten in de aarde te hebben dan vooraf ingeschat. Een budgetindicatie die door overuren niet meer klopt. Handen tekort om de deadline te halen. In de wereld van content zijn er tientallen obstakels te overwinnen en valkuilen te omzeilen. Projectmanagers van Tekst 2000 delen 5 veelvoorkomende hindernissen – én vertellen hoe je die tackelt.
Leestip: in deze blog stellen projectmanagers Marianne, Noortje en Femke zich aan je voor.
1. De omvang van het project is niet helder
Ieder contentproject, of dat nu een migratie betreft of het overzetten van content in een contentmanagementsysteem, start met het in kaart brengen van het werk dat gedaan moet worden.
Femke van Dijk: ,,We zien vaak dat bedrijven denken dat het werk in minder tijd gedaan kan worden. Terwijl een goede urenindicatie essentieel is voor het opstellen van een sluitende offerte. Doordat wij dag in, dag uit projecten uitvoeren, kunnen we vanuit die praktijkervaring de benodigde tijd heel goed inschatten. Zo kun je vooraf een goed kostenplaatje opstellen, waardoor je niet achteraf voor verrassingen komt te staan.”
Zo voorkom je het: Maak heel inzichtelijk waar je bent in het contentproces. En wat er nog nodig is om je doel te halen. Maak dit zo concreet mogelijk en werk dit helder uit. Bijvoorbeeld door alle stappen uit te werken in een projectplan waarin je een eigenaar of verantwoordelijke voor iedere stap opneemt. Zo krijg je het project goed in kaart voor alle betrokkenen. Betrek hen ook daarbij, zowel de klant als de teamleden die de klus moeten klaren. Zodat iedereen weet wat van hen verwacht wordt op welk moment in het proces.
2. Er wordt niet gedacht vanuit content
Nieuwe digitale lesmethode op de planning? Het lijkt een logische stap om dan met het ontwerp aan de voorkant te beginnen. Maar begin bij het begin! Welke lesstof wil je overbrengen? Welke content ligt er en moet absoluut mee naar de nieuwe omgeving?
Marianne Griffioen: ,,Vaak stappen wij op een rijdende trein. Enerzijds is de techniek nog in ontwikkeling, maar willen klanten óók al starten met het invoeren van lesmateriaal. Anders lijkt het simpelweg onmogelijk om het project op tijd af te krijgen voor de start van een schooljaar. Je zult zien dat je je daarmee véél meer werk op de hals haalt. Ook wordt er vaak veel tijd, moeite en geld gestoken in de techniek en vormgeving. Terwijl je bij het vullen van het contentmanagementsysteem ziet dat er andere elementen nodig zijn om de lesstof goed over te brengen naar de leerling. Als je content als basis neemt voor het hele traject, kun je die fouten voorkomen. Wij denken graag mee met klanten over dat totale proces.”
Zo voorkom je het: Breng in kaart welke lesstof gecommuniceerd moet worden; welke content is daarvoor al beschikbaar? En wat moet er nieuw geproduceerd worden? Content is je basis. Daarna ga je pas aan de slag hoe het geheel er aan de voorkant uit moet zien voor de gebruiker.
3. Een realistische planning ontbreekt
De drukker is ingepland om een studieboek te drukken, een e-learning moet live aan de start van een schooljaar. In de wereld van content zijn deadlines aan de orde van de dag. Om die streefdatum te halen, is een reële planning cruciaal.
Noortje Beumer: ,,Wij worden op verschillende momenten bij een contenttraject betrokken, maar haken het liefst zo vroeg mogelijk aan. Door de jaren heen hebben wij een fingerspitzengefühl ontwikkeld, waardoor we heel goed kunnen inschatten hoeveel capaciteit en budget er nodig is om een deadline te halen. Met die kennis kun je vervolgens een planning maken. Een realistische planning welteverstaan, die haalbaar is binnen de tijd én binnen het budget dat we vooraf afspreken.”
Zo voorkom je het: Krijg al je mijlpalen helder en maak een realistische inschatting van het benodigde aantal uren. Let op: er zit verschil in het aantal uur dat nodig is om een opdracht af te ronden en de doorlooptijd. Als het verwerken van materiaal op de begroting staat voor 16 uur, kan de doorlooptijd wel één à twee weken zijn.
4. Content wordt niet compleet aangeleverd
,,Ga maar alvast met de tekst aan de slag, de afbeeldingen die erbij horen komen later.” In de praktijk een soms onontkoombare situatie, maar desalniettemin funest voor je planning en budget.
Marianne Griffioen: ,,We zien maar al te vaak dat de content die wij moeten verwerken niet compleet is. Dat betekent dat je twee of meer keer content in moet voeren in een contentmanagementsysteem. Dat kost meer tijd dan wanneer alle content tegelijkertijd beschikbaar is en resulteert in meer manuren en dus hogere kosten.”
Zo voorkom je het: Ga pas aan de slag als het hele contentpakket compleet is. Je kunt beter iets later starten met méér complete content, dan té snel en hapsnap aan het werk gaan. Zo voorkom je niet alleen hogere projectkosten, maar omdat je geen werk dubbelop hoeft te doen is óók de kans dat je de deadline haalt groter.
5. Er is geen (goede) inwerksessie met het hele team
Het project is in kaart gebracht, de realistische planning ligt klaar en alle content is compleet. De deadline komt altijd sneller dan je denkt, dus wil je vanaf het begin voortvarend aan de slag.
Noortje Beumer: ,,Het is in ons vak essentieel dat je je werk minutieus tot in de kleinste details uitvoert. Zeker als je – zoals we nu veel zien – veel met adaptieve leermethodes, metadata en content management systemen werkt. Een kleine invoerfout kan dan het hele systeem blokkeren. Ga er dus niet aan voorbij dat een goede inwerksessie met een team ongelofelijk belangrijk is. Want vergeet niet dat ieder systeem, iedere uitgever en iedere methode zijn eigen specificaties kent. Het is dus een must dat iedereen in het team weet hoe dit in zijn werk gaat bij iedere nieuwe klus.”
Zo voorkom je het: Neem zowel in je planning, budget als alle agenda’s genoeg tijd om je projectteam van A tot Z te instrueren. Dat kan twee uur duren, of – afhankelijk van het project – soms zelfs een paar dagdelen. Van de techniek tot de juiste spelling: neem het allemaal door. Zo voorkom je dat teamleden belangrijke details over het hoofd zien of dat achteraf alle metadata of content moet worden aangepast. Een laatste tip: plan ook gedurende het project werksessies in. Zo kunnen teamleden tips uitwisselen en van elkaar leren en kun je werkinstructies bijschaven.
Staat er een groot contenttraject op de planning, maar weet je niet waar je moet beginnen? Of ben je op zoek naar goede contentspecialisten om je deadline te halen? Tekst 2000 heeft meer dan 30 jaar ervaring en helpt je graag op weg. Neem contact met ons op om te kijken wat we voor je kunnen doen.
Sofie Vermooten
Sofie Vermooten deed na haar studie Journalistiek ruim vijf jaar ervaring op in de Nederlandse bladenwereld als redacteur en projectmanager. Voor Tekst 2000 / B1 blogt Sofie over digitalisering én geeft ze praktische tips op het gebied van contentcreatie.