Teamwork makes the dream work. Maar die droom kan pats-boem uiteenspatten als teamleden niet op één lijn zit. Qua werk- of denkwijze, of omdat je nu eenmaal anders omgaat met stress of deadlines. Projectmanagers van Tekst 2000 behalen wekelijks deadlines met hun teams. Zij delen in deze blog 9 tips hoe je samen een project tot een goed einde brengt.
1. Breng realistisch in kaart wat er moet gebeuren om het project te laten slagen
Noortje: ,,Ik zei het al eerder in deze blog: een realistische ureninschatting en bijhorende planning is essentieel voor het slagen van een project.” Breng taken in kaart, het aantal manuren, welke tijd is er beschikbaar en welk budget past bij dit plaatje? Een goed projectplan is dé basis waar je team altijd op terug kan vallen. En je managet er verwachtingen mee bij je klant.
2. Zoek de juiste mensen met de juiste vaardigheden
Een technisch eindredacteur kan misschien niet goed overweg met WordPress, en een projectmanager hoeft niet per se goed te kunnen schrijven. De juiste mensen inschakelen voor de juiste taak, levert tijdwinst op. Femke: ,,Met Tekst 2000 en de ondersteuning van B1 hebben we gelukkig de beschikking over een hele grote poule freelancers. Onlangs nog kreeg ik de vraag van een klant of wij een docentenhandleiding konden schrijven. Dan weet ik direct: daar heb ik Karin voor nodig, die is daar zo ervaren in. Dat maakt dat zo’n klus in korte tijd afgerond kan worden.”
3. Bekijk of teamleden een goede dynamiek met elkaar hebben
Soms werk je met teamleden op afstand, die veel vanuit huis doen en elkaar dus nooit zien. Maar het kan zomaar zijn dat je aan één lange tafel dagenlang aan het zwoegen bent. Marianne: ,,Een club mensen bij elkaar, is niet automatisch een goed werkend team.” Met een hijgende deadline in je nek is het essentieel dat je goed en prettig met elkaar kunt samenwerken. Beste vrienden worden is ook niet nodig, maar kijk vooraf kritisch naar je teamsamenstelling om onderling ‘gedoe’ in het proces zelf te vermijden.
4. Loop je vast? Spar met een collega
Het klinkt logisch: vraag hulp als je ergens niet uit komt. Maar vaak probeer je eerst zelf om tot een oplossing te komen. Niets mis met zelfredzaamheid, maar de kennis van een ervaren collega kan je op dat soort momenten even op een ander spoor brengen. Marianne: ,,Soms is even sparren en de vraag: ‘Hoe zou jij dit oplossen?’ al genoeg. Het kan ook fijn zijn om alleen even te ventileren.” Femke beaamt dat: ,,Collega’s uit de branche snappen dan goed waar je het over hebt. En word je zelf om hulp gevraagd? Luister dan vooral eerst goed: wil je collega alleen frustratie kwijt? Of kan ik een concrete oplossing bedenken? Door goed te luisteren, voelt de ander zich al heel gesteund.”
5. Heb aandacht voor je teamleden
Een projectdeadline haal je niet met laptops, CMS-systemen en een goede internetverbinding. Het valt of staat met de mensen waar je mee werkt. Noortje: ,,Als ik zie dat iemand uit mijn team even vastloopt of iets spannend vindt, dan doet een kort gesprekje al wonderen. Even met elkaar praten over wat er speelt, je hart luchten en tips geven vormen dat steuntje in de rug. Vaak helpt dat om het vuurtje weer aan te wakkeren en er vervolgens weer tegenaan te kunnen.”
6. Werk buiten kantooruren
Dit is geen pleidooi voor nachtwerk, maar groeit het werk je echt even boven het hoofd? Pak zaken in rust op buiten de 9-tot-5-kantooruren. Noortje: ,,Doordeweeks wordt je soms geleefd door je inbox. Mij helpt het enorm om af en toe in het weekend een flinke slag te slaan en mails en randzaken weg te werken. Zodat ik op maandag met een fris, leeg hoofd effectief aan de slag kan met dat wat er gedaan moet worden om die deadline te halen.”
7. Schrijf het op
Dé datum staat groot in rood gemarkeerd in je agenda. Nadert de deadline? Dan overvalt het je soms hoeveel er nog moet gebeuren. Stress is nooit een goede raadgever om iets gedaan te krijgen. Femke: ,,Soms zit de werkstress meer in je hoofd, dan dat hij er in de praktijk echt is. Visualiseer dan je to-do’s door ze op te schrijven. Zo orden je je gedachten, en kun je er zomaar achter komen dat het eigenlijk ook wel meevalt. Dan ga je positiever aan de slag met het werk dat je te doen staat.
8. Vraag op tijd om extra capaciteit
Heb je goed inzicht in de to-do’s gekregen en zie je dat het gewoon niet haalbaar is om dat voor de deadline gedaan te krijgen? Durf op tijd aan de bel te trekken en schakel extra mankracht van buitenaf in. Femke: ,,Wacht daar niet te lang mee, want die deadline komt alleen maar dichterbij. Onlangs moest ik in zes weken acht volledige studieboeken maken: van eerste redactie tot drukklare PDF. Een uitgeverij heeft daar zes maanden voor nodig, ik kreeg het met mijn team binnen zes weken voor elkaar doordat ik vroeg in het proces extra capaciteit inhuurde.”
9. Motiveer en beloon je teamleden
Deadline gehaald? Vergeet niet ieders inzet te erkennen en waardering uit te spreken.
Want met een dosis teamspirit is de kans groot dat je voor een volgend project ook weer op diezelfde ijver en enthousiasme mag rekenen. Marianne vertelt: ,,Laatst maakte ik met mijn team een stadswandeling door Utrecht onder leiding van een ex-dakloze. En een ander team organiseerde zelf een pubquiz, met vragen over de rekenmethode waar ze iedere dag aan werken. Leuk om buiten kantooruren ook lol met elkaar te hebben en onze successen te vieren.”
Noortje vult aan: ,,Ieder jaar organiseren we zomer- en kerstborrels, niet alleen voor onze vaste medewerkers maar ook voor de freelancers die voor ons werken. Dat is heel belangrijk voor ons bedrijf, want ik zei het al in tip #5: ons succes valt of staat met de mensen die voor ons werken. Dus die zetten we graag in het zonnetje!”
Staat er een groot contenttraject op de planning, maar weet je niet waar je moet beginnen? Of ben je op zoek naar goede contentspecialisten om je deadline te halen? Tekst 2000 heeft meer dan 30 jaar ervaring en helpt je graag op weg. Neem contact met ons op om te kijken wat we voor je kunnen doen.
Sofie Vermooten
Sofie Vermooten deed na haar studie Journalistiek ruim vijf jaar ervaring op in de Nederlandse bladenwereld als redacteur en projectmanager. Voor Tekst 2000 / B1 blogt Sofie over digitalisering én geeft ze praktische tips op het gebied van contentcreatie.