Contentmigratie is één van de specialisaties van Tekst 2000 en de professionals van B1. Maar wat houdt dit vakgebied precies in? En wat komt er allemaal kijken bij zo’n verhuistraject? In deze blog helpen we je op weg en geven we tekst en uitleg in 5 vragen.
1. Wat is contentmigratie?
Je gaat met jouw bedrijf misschien over naar een nieuwe, frisse website. Of er komt een nieuw intranetsysteem, waarbij de talloze artikelen en nieuwsberichten van de afgelopen jaren overgezet moeten worden. Maar je kunt ook denken aan het omzetten van teksten uit lesboeken naar een digitaal systeem.
Dat valt allemaal onder contentmigratie: het overzetten van content (zoals tekst en beeld) naar een nieuwe omgeving. Daarbij herschrijf of bewerk je bestaande content, denk je goed na over de nieuwe webstructuur en neem je ook afscheid van oude content. Het maken van een geheel nieuwe website, of het doorvoeren van een nieuw ontwerp van een bestaande website, vallen niet onder contentmigratie.
2. Hoe start ik een contentmigratie?
Dat is afhankelijk van de grootte van het project. Werk je bij een multinational waarbij je een meertalig intranet over moet zetten naar een nieuw systeem? Of ben je een zelfstandige die wil werken in een moderner contentmanagementsysteem? Hoe omvangrijker het project, hoe belangrijker een goede projectmanager wordt.
Die kan allereerst een goede inschatting maken van de omvang van het project, en vooral ook: is de oude content nog relevant of is er een update van tekst en beeld nodig? Schakel bij te weinig interne mankracht een externe projectleider of een bureau hiervoor in.
3. Waar moet ik écht op letten bij contentmigratie?
Contentmigratie vindt tegenwoordig veelal online plaats. Dat wil zeggen dat behoud van SEO, url-structuren en doorverwijzingen naar de nieuwe websites zaken zijn om goed op te letten.
Een voorbeeld is het rampzalige verhaal van de Rabobank, die in 2006 dat laatste niet op orde had – waardoor bezoekers via Google zoekopdrachten op een foutpagina terecht kwamen. Een grove fout die flink wat kosten of verloren inkomsten met zich mee kan brengen. Een goed voorbereid stappenplan is de basis voor een succesvolle migratie.
4. Moet ik een bureau inschakelen voor mijn contentmigratie?
Niet altijd. Maar zoals vraag 2 en 3 al laten zien, kan een groot migratietraject flink wat werk met zich meebrengen. Ook komt er een dosis inhoudelijk kennis om de hoek bij kijken. Het kan dan (kosten)efficiënt zijn om een gespecialiseerd bureau in te schakelen. Zij hebben ervaring met een goede en onmisbare content inventarisatie (wat verhuist wel en niet mee naar de nieuwe online omgeving?) en weten alles van optimalisatie (hebben de teksten en beelden een opfrisbeurt nodig om actueel te blijven?).
Daarnaast kunnen zij praten met webdesigners, programmeurs, contentredacteuren en projectleiders. Ook weten zij hoe je een reële planning maakt en zo’n klus binnen de deadlines behaalt. Zie het als een verhuisbedrijf voor dit complexe proces.
5. Bestaat er een stappenplan voor een succesvolle contentmigratie?
Ieder project is uniek. Dus een standaard stappenplan is er nooit. Een aantal tips om je op weg te helpen:
- Stel een projectteam samen, waarbij iedere afdeling vertegenwoordigd is. Dit team moet natuurlijk geleid worden door een goede projectmanager die het geheel overziet.
- Stel een reële planning op. Vergis je niet, afhankelijk van de omvang van je websites kan het contentmigratieproces zomaar enkele maanden duren!
- Bepaal voorwaarden voor je nieuwe website, dat wil zeggen: wat wil je vertellen? Wat wordt de nieuwe paginastructuur? Welke hoofdstukken en onderwerpen neem je erin op? Welk design gaat het worden en in welke templates wordt dat gegoten?
- Beoordeel bestaande content: wat wil je meenemen en wat kan gedelete worden? Dat doe je op basis van eerder bepaalde voorwaarden.
- Redigeren, migreren en controleren. Niet alleen bewerk je oude content en zet je deze over naar een nieuwe omgeving, vergeet ook niet de oude pagina’s door te laten verwijzen naar de nieuwe pagina’s zodat bezoekers geen foutmeldingen te zien krijgen.
Hulp nodig?
Een goede voorbereiding van contentmigratie zorgt ervoor dat het proces soepel verloopt. Tekst 2000 helpt jou te bekijken welke content meeverhuist en welke een update nodig heeft. We maken een duidelijk contentmigratieplan, verzorgen de projectcoördinatie, herschrijven en verbeteren content en een eventueel nieuw contentmanagementsysteem wordt uitvoerig getest. Kun jij onze hulp goed gebruiken, neem dan contact met ons op.
Sofie Vermooten
Sofie Vermooten deed na haar studie Journalistiek ruim vijf jaar ervaring op in de Nederlandse bladenwereld als redacteur en projectmanager. Voor Tekst 2000 / B1 blogt Sofie over digitalisering én geeft ze praktische tips op het gebied van contentcreatie.