‘We moesten ons redactieteam anders invullen’
Wat doe je als steeds meer content van papier naar online gaat? SDU wist dat deze tijd vraagt om minder vaste krachten en meer freelancers. Maar de implementatie bleek een vak apart. B1 nam
de verantwoordelijkheid voor de freelancers over. ,,Tot volle tevredenheid,’’ vertellen Jan‐Willem de Koning, manager Content Operations SDU en projectmanager Gaby Stetter van B1.
De cijfers die Jan‐Willem de Koning over SDU opsomt, zijn indrukwekkend. 1000 uitgaves / publicaties produceert zijn ‘fabriek’, zoals hij het noemt. Momenteel is 70 procent van wat SDU maakt al digitaal. Papier verliest terrein, maar het bereik is er niet minder om geworden. De Koning: ,,Er zijn 18000 advocaten in Nederland. Die bereiken we met onze publicaties allemaal. Fiscalisten is een vergelijkbare groep. Het is een behoorlijke markt.’’ SDU werkt met 750 externe redacteuren. Een team van 40 vaste bureauredacteuren coördineert de enorme kopijstroom en stuurt ook 70 freelancers aan. Die flexibele schil van 70 freelancers heeft B1 overgenomen.
Inhuur
Jan‐Willem de Koning: ,,Onze producten werden steeds meer multimediaal en dat kun je niet meer alleen. Wij hebben toen besloten freelancers in te schakelen. Zij redigeren proeven van kopij. Rechttoe‐rechtaan werk: kopij invoeren in systemen, gestructureerd in XML. Dat liep goed, maar we hadden de inhuur niet goed geregeld. Gewoon niet over nagedacht toen we besloten om te bezuinigen. De bezuiniging was weliswaar gerealiseerd, we zaten met 10 man minder, maar het werken met de freelancers verliep hartstikke versnipperd. Totaal niet efficiënt. Dat kon en moest beter.’’ ,Jaren geleden hebben we werk voor Toxic, ons platform voor gevaarlijke stoffen, ondergebracht bij Tekst 2000. We kenden elkaar. Het klikt tussen Tekst 2000 / B1‐directeur Ineke Bomhof en Siebe Beintema, directeur IT & content realisatie bij SDU. Het lag voor de hand om weer bij Tekst 2000 aan te kloppen. Het werd
uiteindelijk B1, de detacheringstak van Tekst 2000 die we inschakelden.’’
Targets
Jan‐Willem de Koning: ,,Ons eerste doel van de bezuiniging was gehaald. Maar in de tweede fase viel nog een flinke besparing te behalen. We kregen voorbeelden te zien hoe B1 freelance werk voor andere partijen oppakte. Toen hebben we gewoon cijfers gedeeld. Dit is wat wij inkopen. Dit zijn onze tarieven voor deze volumes. Dit zijn onze targets. Onze opdracht aan B1: help ons die besparing te realiseren.’’
Gaby Stetter: ,,B1 is de cijfers gaan analyseren. Wij konden een heel stuk voor de SDU besparen. Vooral omdat wij het volume en die flexibele schil overnamen. Het werd een heel intensief proces. Alle freelancers moesten per 1 juli in één keer over naar Tekst 2000 / B1. Er moest veel gedaan worden in een heel kort tijdsbestek.’’
Overstap
De Koning: ,,Onze vraag aan de freelancers was: ‘Willen jullie over naar B1?’ Ze stonden natuurlijk niet op de banken. Zo’n overstap naar B1 heeft twee kanten. Je bent aan elkaar verknocht en je werkte altijd in een proces dat tot een goed product leidde. De freelancers begrepen ook allemaal dat er kosten bespaard moesten worden, maar ze vonden het erg lastig. Toch bleef 80 procent werken voor de SDU. Wij vertelden eerlijk dat we het vanaf juli op een andere manier wilden doen. Daar zijn veel gesprekken over gevoerd. Dat was uitdagend, want sommige freelancers voelden zich bedreigd. Zij waren bang dat doordat B1 alles ging regelen, hun relatie met de SDU er onder zou lijden. Wat mooi was om te
zien in dat proces: bureauredacteuren namen het op voor de freelancers.’’
De Koning: ,,In afdelingsbijeenkomsten kwamen we er al snel achter dat er veel vragen waren en veel dwars zat bij de freelancers. We hebben toen ook individuele gesprekken gevoerd met de mensen die bij B1 kwamen. Gelukkig gingen alle producten gewoon op tijd de deur uit. En de freelancers hebben niet en masse opgezegd. Onze analyse was juist. Dat het pijn zou doen, hadden we verwacht.’’Eén factuur
SDU houdt zelf de controle over de inzet van de freelancers. Op het moment dat een freelancer wordt ingeschakeld, stuurt SDU een formulier naar B1. Zo simpel is het. Vervolgens neemt B1 het over. De voordelen zijn legio: B1 verzorgt de urenadministratie, er is één aanspreekpunt ‐ Gaby Stetter in deze case ‐ en SDU krijgt één factuur in plaats van 70.
Gaby Stetter: ,,Voor B1 is dit ook een interessant project omdat het een mooie business‐case voor nieuwe klanten is. Het toont wat we kunnen en hoe snel we het realiseren. We waren er misschien
te bescheiden in om te laten zien wat wij doen en kunnen. Nu hebben we besloten om daar sterker mee de markt op te gaan.’’ Jan‐Willem de Koning: ,,Outsourcen tast de kwaliteit niet aan. Maar SDU gelooft niet in het letterlijk nog verder outsourcen. Qua contentverwerking kun je ook naar partijen in Vietnam en Servië. Wij geloven in dichtbij. Werken met mensen die je kent, is niet kneuterig of niet‐zakelijk. Deze samenwerking met B1 bewijst dat.’’
Frank Kool studeerde Psychologie en Filosofie in Rotterdam. Sinds enkele jaren is hij werkzaam als copywriter en blogger, onder andere voor DutchReview. Voor Tekst 2000 / B1 blogt Frank over innovaties in onderwijs en technologie en de manier waarop wij leven zullen veranderen.