‘Pffwhoepp’. Een vreemd geluid. Opeens was het er. En het ging niet meer weg. Genoeg om een thuiswerker gek te maken. ‘Pffwhoepp’ . Twee dagen lang speurde ik naar de bron. M’n laptop, telefoon, tablet: alles was verdacht. Maar het leverde niets op. Het was niet de kachel, de kat, de koelkast of de ketel in de keuken. En ondertussen ging het gewoon door: ’Pffwhoepp’. ,,Het is de cloud, Toon.’’ ,,De cloud?’’ ,,Ja,’’ zei mijn vriend. Hij wees naar het kastje bij het raam. ,,Eens in de zoveel tijd controleert-ie of alles up-to-date is, en als dat zo is dan: pffwhoepp.’’
Hij had gelijk. Een tijdje geleden wilde ik een simpele ‘cloud’, voor administratie en opdrachten. Omdat ik werk op een vaste computer én een laptop, thuis én op locatie, waren er twee verschillende mappen ontstaan die beiden half up-to-date en half gelijk waren. Onhandig. Dat moest anders. Dus zetten wij onze NAS met cloudfunctie aan, maar eigenlijk was dit helemaal niet nodig. En bovendien vrij onhandig als je er niet veel van snapt. Gelukkig zijn er veel simpelere opties die zeer de moeite waard zijn voor zzp’ers. En vaak nog gratis ook.
Documenten
Een klein rondje op het internet leert dat er genoeg opties zijn voor cloud storage. De bekendste zijn Google Drive, iCloud Drive, Dropbox en OneDrive van Microsoft. Wat handig is, hangt af van waar je op werkt (Mac, pc, tablet, etc.) en wat je aan ruimte nodig hebt voor je documenten. De gratis opslagruimte verschilt per aanbieder, net als de prijzen voor uitbreidingen.
Administratie
Zo’n storage is een aanrader, maar neemt nog geen werk uit handen. Daar zijn andere ‘cloudoplossingen’ voor. Zoals Get Gekko. Met deze app houd je alles via je telefoon bij: uren, ritten, bonnetjes. De app telt het bij elkaar op en maakt er een handig overzicht van. Op basis van dat overzicht kan Get Gekko ook je facturen maken. De app is gratis, maar heeft ook een premiumversie met extra functies als teamleden toevoegen en automatische btw-rapportages maken. Andere veel gebruikte opties, die ongeveer hetzelfde kunnen, zijn: Shoeboxed (voor bonnetjes en kilometers), Hourstracker (urenregistratie) en Moneybird (administratie).
Projectmanagement
Asana is een toffe projectmanagement tool voor teams, maar er zit ook wat in voor zzp’ers. De tool maakt een overzichtelijke lijst van je lopende projecten en je taken. Teamleden kunnen met de tool elkaar op de hoogte houden en taken verdelen. Maar ook zonder team is dit gewoon een hele mooie to to-lijst, die je projecten goed ordent. Inmiddels is de NAS met bijhorend geluid verdwenen en is mijn cloud hoe het hoort: onzichtbaar, overal bereikbaar en vooral stil. Heerlijk.
Tony Jacobs is freelance journalist en webredacteur. Hij studeerde journalistiek in Utrecht, waar hij woont en werkt. Sinds 2014 werkt hij voor Tekst 2000 / B1 aan allerlei uitdagende projecten. Vanaf 2016 blogt hij ook voor Tekst2000/B1 over digitalisering in het onderwijs, communicatie en apps. Zijn vrije tijd besteedt hij aan hardlopen, mindfulness en het leren van de Japanse taal.