Na e-mail, mobiele en vaste telefoon is WhatsApp het vierde populairste communicatiemiddel op de werkvloer. Vooral onder millennials. Ondanks de populariteit van de app, zorgt het gebrek aan gedragsregels óók voor ergernis. Want zit je wel te wachten op het zoveelste plaatje van een kopje koffie, huisdier of vakantiefoto van je collega?
Contact met collega’s – en zelfs je baas of opdrachtgever – via WhatsApp gaat allang niet meer alleen over kantoorzaken. Terwijl je WhatsApp eigenlijk alleen voor privégebruik hebt. Hoe ga je daar netjes mee om, zonder een zakelijk contact voor het hoofd te stoten? En hoe ga je als werkgever om met WhatsApp op de werkvloer?
Gedragsregels zijn nodig, aldus dit onderzoek
Dat er gedragsregels nodig zijn, blijkt wel uit recent onderzoek van Tele2. Een selectie van de uitkomsten:
• Slechts 25% zit tegenwoordig niet in een werkgerelateerde app-groep
• Weinig organisaties hebben gedragsregels voor WhatsApp op de werkvloer
• 54% van de werkgevers stapt het liefst direct uit de zakelijke app-groepen, net als 37% van de werknemers
• 41% ergert zich aan collega’s die buiten werktijd van alles delen, gevolgd door collega’s die overal op reageren, altijd het laatste woord hebben of communiceren met veel hoofdletters en uitroeptekens
• 43% van werkend Nederland dempt regelmatig de meldingen van berichten in de werk gerelateerde appgroepen
• Bijna éénderde van de werknemers snakt naar een Out of Office-reply op de app
Maar ook: een betere band met collega’s
Toch bleek óók uit het onderzoek dat de app zorgt voor een betere band tussen collega’s: 50% van de ondervraagden heeft door werkgerelateerde berichten een betere verstandhouding met het team. Er kwam drie favoriete (ongeschreven) gedragsregels naar voren:
1. Geen privéberichten delen in een zakelijke app-groep
2. Niet een enkele collega aanspreken in de zakelijke app-groep, zoals bijvoorbeeld bij felicitaties
3. Alle informatie in één bericht plaatsen, niet in separate berichten
Welke regels passen binnen jouw bedrijfscultuur?
Toch is iedere bedrijf anders: kijk maar eens naar de werksfeer. Is deze informeel? Dan vind je het vaak toch leuk om ook hoogtepunten buiten het kantoorpand geregeld met elkaar te delen. Een paar extra tips:
• Ga tijdens een teamoverleg met elkaar in gesprek over duidelijke regels voor het gebruik van nieuwe communicatiemiddelen op de werkvloer. Bij één van mijn opdrachtgevers is de stelregel in de drukke vakantieperiode: je deelt één foto van het hoogtepunt van je vakantie, niet meer. Zo heb je toch die verbondenheid, maar wordt niemand gek van de zoveelste strandfoto, terwijl je zelf hard aan het werk bent.
• Krijg je wel eens een bericht van een collega of klant via WhatsApp, terwijl je liever dat contact via zakelijke e-mail laat verlopen? Antwoord met een vriendelijk chatbericht waarin je zegt dat je hier zo snel mogelijk via de e-mail op terugkomt. Grote kans dat zijn of haar antwoord via datzelfde kanaal terugkomt.
• Het kan nóg scherper: Continental, fabrikant van auto-onderdelen, verbiedt het gebruik van WhatsApp op ruim 36.000 werktelefoons helemaal. De reden: de apps tussen 235.000 werknemers verschaffen toegang tot persoonlijke gegevens. Het risico op overtredingen van de nieuwe Europese privacywet – de welbekende AVG – wordt daardoor te groot, vindt het Duitse concern.
Whatsapp heeft ook door dat de populariteit van het programma om kan slaan in irritatie. Er komt iets nieuws: de vakantiemodus. Je telefoon geeft geen meldingen en schuift de groep die op ‘stil’ staat ook niet meer omhoog. Zelfs de bolletjes blijven weg. Zo kun je ongestoord genieten van je weekend, vakantie of vrije avonduren.
Sofie Vermooten
Sofie Vermooten deed na haar studie Journalistiek ruim vijf jaar ervaring op in de Nederlandse bladenwereld als redacteur en projectmanager. Voor Tekst 2000 / B1 blogt Sofie over digitalisering én geeft ze praktische tips op het gebied van contentcreatie.