Nu we massaal thuiswerken, video-vergaderen we ons suf. De digitalisering van ons werk is in een stroomversnelling geraakt en collega’s op afstand werken online samen als nooit te voren. Maar weten we daar zelf wel goed raad mee? Sophie van Noort van 1uur.nu geeft tips om efficiënter (thuis) te werken.
Even kennismaken
Of je nu voor de klas staat of vanuit je keukentafel een team aanstuurt: 1uur.nu helpt organisaties om hun werk makkelijker, efficiënter en productiever te maken. Sophie is verantwoordelijk voor marketing, maar ook de SlimWerken-Scan. Deze dienst brengt het gedrag, de ambitie en de digitale vaardigheden van medewerkers in kaart, om daarna met een concreet plan van aanpak hun effectiviteit te vergroten.
Werken vanuit je bed
We leven in een tijd waarin werk en privé in elkaar overlopen, zelfs je slaapkamer kan je kantoor zijn. En we mailen nóg meer met collega’s dan eerst, want even langs elkaars bureau lopen is verleden tijd. Sophie haar tips komen dus goed van pas. Want de techniek om efficiënter en makkelijker te werken – thuis of op kantoor – is er allang, we moeten er alleen meer weet en kennis van hebben.
Wat doet 1uur.nu precies?
,,Wij helpen organisaties met de vraag: ‘Hoe laat ik medewerkers op de juiste manier gebruik maken van digitale middelen?’ Daarbij ligt onze focus op Microsoft Office 365 applicaties zoals Teams, OneNote, Word, Powerpoint of Outlook. Hoe zet je die effectief in om je werk makkelijker te maken?”
Stel, ik krijg mijn online vergadering niet opgestart. Dan trek ik bij jullie aan de bel?
,,Bedrijven huren ons vooral in om het beste uit hun ICT te halen en de digitale vaardigheden van hun medewerkers te versterken. Dan heb je het meer over gedrag dan de techniek erachter. Als een organisatie bijvoorbeeld met Teams gaat werken, dan bieden wij onder andere ondersteuning met een Functionele Support Desk. Hiermee vergroten we de capaciteit van een ICT-helpdesk. De focus van onze hulp ligt dan niet bij technische ondersteuning van de software, maar juist functionele hulp.”
,,Ga gewoon eens één uur naast iemand zitten om te kijken hoe diegene zijn werk doet achter de computer.”
3 tips voor minder mails in je inbox
1. ,,Een goede oplossing om vragen te stellen aan collega’s op afstand is de chat-functie in Microsoft Teams. Maar mailgedrag zit vaak ingebakken in werkroutines, dus daar moet je eerst mee aan de slag.”
2. ,,Een oplossing bij één van onze klanten was bijvoorbeeld: als je nog naar je teamleden mailt in plaats van de chat gebruikt, moet je een taart bakken. Na de eerste twee taarten werd er niet meer gemaild.”
3. ,,Zit afspraken maken niet zo in je bedrijfscultuur? Zet dan Chat met mij op Teams in je e-mailhandtekening: klik je op die link dan opent automatisch de chat met die persoon.”
Waar staat de naam 1uur.nu voor?
,,Oprichters Bas van Leur en Bas van Gool vonden dat het vooruithelpen van medewerkers makkelijker moest kunnen. Ga gewoon eens één uur naast iemand zitten om te kijken hoe diegene zijn werk doet achter de computer. En geef dan direct tips en tricks mee hoe dat nog efficiënter kan. Vandaar de naam 1uur.nu. Ondertussen zijn we vijf jaar verder en zijn onze diensten behoorlijk uitgebreid. Maar dit concept blijft de basis van ons werk.”
Waarom is het zo belangrijk om digitale vaardigheden te ontwikkelen?
Het is eigenlijk best gek dat zoveel mensen dag in dag uit met computers werken, maar de vaardigheden missen om het optimale eruit te halen. Door die digitale vaardigheden te versterken kunnen ze nog meer succes boeken in hun werk.”
Wat zijn de grootste obstakels waarmee bedrijven bij jullie aankloppen?
,,Organisaties wordt vaak beloofd dat medewerkers veel efficiënter gaan werken door mooie, nieuwe digitale toepassingen. Maar het levert frustratie op als dat niet waargemaakt wordt, omdat die tools op de werkvloer niet juist worden ingezet. Wij vullen dat gat met de ontwikkeling van kennis en vaardigheden, bijvoorbeeld via webinars en trainingen.”
Kun je een voorbeeld uit de praktijk noemen?
,,Medewerkers weten heel vaak niet wat de mogelijkheden van digitale toepassingen zijn. En zien er daardoor ook niet altijd de toegevoegde waarde van in. Zo is Microsoft Forms een hele handige tool voor enquêtes, maar je kunt het ook inzetten om informatie op te halen bij collega’s. Dat scheelt weer een rondje bellen of mailen.”
Zo geef je een betere presentatie
,,Focus je eerst op de boodschap, dan pas op de vorm. Een tool zoals PowerPoint moet nooit leidend zijn, jouw verhaal wél. Over het algemeen hebben mensen best de vaardigheden in huis om een presentatie technisch in elkaar te zetten. Winst is er te behalen in het goed vertellen van het verhaal. In onze training leer je met duidelijke handvatten hoe je beter kunt samenvatten, concluderen en helder punten naar voren brengen.”
Hoe weten jullie dan waar winst te behalen valt?
,,Met een SlimWerken-Scan of ICT-Coach vergaren we eerst inzicht. Want de trainingen zijn altijd toegespitst op specifieke werkprocessen van medewerkers. Als je in een fabriek werkt, kijken we met je mee hoe processen gaan en welke applicaties binnen Microsoft jouw werk makkelijker kunnen maken.”
,,In 10 dagen tijd hielpen we met 90 interactieve webinars 1.200 medewerkers van PostNL online samen te werken.”
Is jullie business erg veranderd tijdens de coronacrisis?
,,Dat uurtje naast iemand zitten zit er helaas niet meer in. Gelukkig kunnen wij bijna alles digitaal doen. In het begin van de coronacrisis is de digitalisering van werkplekken in een stroomversnelling gekomen. Nu hebben de meeste bedrijven dat op orde en merken we de behoefte aan verdieping.”
Wat houdt die verdieping in?
,,In 10 dagen tijd hielpen wij met 90 interactieve webinars 1.200 medewerkers van PostNL online samen te werken. Dat is nu op orde en leren medewerkers momenteel nieuw digitaal gedrag aan dat hen in staat stelt productiever te zijn. Bijvoorbeeld met behulp van apps zoals Planner, OneNote en Stream. Dit is een enorme verdiepingsslag ten opzichte van de situatie vóór de coronacrisis, toen het gebruik van de software zich beperkte tot de basisfunctionaliteiten.”
2 tips om online vergaderingen leuker en efficiënter te maken
- ,,Maak een gepersonaliseerde achtergrond die medewerkers kunnen gebruiken tijdens online vergaderingen – bijvoorbeeld met foto’s van je bedrijfskantoor. Dat versterkt het saamhorigheidsgevoel én medewerkers behouden hun privacy omdat je niet meer rechtstreeks hun woonkamer inkijkt.”
- ,,Door vooraf al kritisch na te denken over een online vergadering, kun je echt productiviteit verhogen. Stel vragen als: wie moet hier echt bij zijn? Hebben we een uur nodig, of kan het ook in drie kwartier? Hoe notuleren we? Doen we dat allemaal voor onszelf? Of gezamenlijk op één centrale plek online, zodat taken en acties voor iedereen beschikbaar zijn?”
Hoe kijken jullie naar de toekomst?
,,Komende tijd gaan we ons nog meer richten op het onderwijs en de zorg, oftewel: first line workers helpen met hun productiviteit. Bijvoorbeeld door de administratielast voor leraren en zorgpersoneel te verlichten, zodat zij zich meer kunnen focussen op hun werk. Ook in het thuisonderwijs liggen veel kansen om dat efficiënter in te richten.”
Sofie Vermooten
Sofie Vermooten deed na haar studie Journalistiek ruim vijf jaar ervaring op in de Nederlandse bladenwereld als redacteur en projectmanager. Voor Tekst 2000 / B1 blogt Sofie over digitalisering én geeft ze praktische tips op het gebied van contentcreatie.